Transmettre en entreprise : les règles du jeu pour une transition réussie

La transmission de savoirs et de compétences en entreprise est un enjeu crucial pour assurer la pérennité et le succès des organisations. Que ce soit pour transmettre des connaissances spécifiques à un métier, partager des pratiques de gestion, ou préparer des talents à prendre le relais dans des rôles clés, une transmission réussie est essentielle. Cependant, cette tâche n’est pas sans défis. Découvrons ensemble les règles du jeu pour optimiser ce processus crucial et garantir une transition fluide et efficace.

Comprendre les enjeux de la transmission

Assurer la continuité des connaissances
La transmission en entreprise vise avant tout à maintenir la continuité des savoirs et des compétences. Les connaissances spécifiques, souvent acquises au fil des années, sont précieuses et doivent être transférées de manière à ce qu’elles ne se perdent pas. Cette continuité est essentielle pour éviter des interruptions de service, maintenir la qualité du travail, et assurer la stabilité de l’organisation.

75 % des organisations estiment que la capitalisation des connaissances est essentielle – voire indispensable – pour leur développement.

Rapport Deloitte “Global Human Capital Trends”, 2021

Préparer la relève
Former les futurs leaders et experts est un autre objectif clé. La transmission permet de préparer les employés à assumer des responsabilités accrues et à prendre des décisions éclairées. En développant les compétences et les connaissances nécessaires, l’entreprise assure sa propre pérennité et renforce ses capacités à évoluer et à s’adapter aux changements du marché.

Les règles du jeu pour une transmission efficace

Identifier les compétences clés et les experts
Avant de commencer la transmission, il est crucial d’identifier les compétences spécifiques et les experts qui détiennent ces savoirs. Réaliser un audit des compétences permet de déterminer quelles connaissances sont essentielles et de sélectionner les personnes les mieux placées pour les transmettre. Cette étape garantit que la transmission se concentre sur les aspects les plus critiques pour l’organisation.

Développer un plan de transmission structuré

D’après une étude BVA pour Salesforce, 54 % des collaborateurs estiment que les entreprises n’accordent pas suffisamment d’importance à cet enjeu.

Un plan de transmission structuré est indispensable pour guider le processus de manière efficace. Ce plan doit inclure :

• les objectifs : Définir clairement ce que la transmission doit accomplir.
• les méthodes : Choisir les méthodes les plus adaptées, telles que les formations en présentiel, les sessions de mentorat, ou les modules en ligne.
• les calendriers : Établir un calendrier précis pour la réalisation de la transmission, en incluant les échéances pour les différentes étapes.

Utiliser des méthodes diversifiées
La diversité des méthodes de transmission est essentielle pour répondre aux différents styles d’apprentissage et aux besoins individuels. Les méthodes peuvent inclure :

• les formations en présentiel : Ateliers et séminaires pour un apprentissage interactif.
• le mentorat : Accompagnement individuel par des experts.
• les ressources numériques : Modules e-learning, vidéos, et manuels pour un accès flexible aux informations.
• les simulations et cas pratiques : Scénarios réels ou simulés pour une application pratique des connaissances.

Favoriser la collaboration et l’échange
Encourager la collaboration entre les anciens et les nouveaux employés favorise un apprentissage mutuel et renforce les liens au sein de l’équipe. Les échanges réguliers permettent de partager des expériences, de poser des questions, et de résoudre des problèmes ensemble. Créer des espaces de discussion et des forums de partage peut également faciliter cette interaction.

Mesurer et évaluer les résultats
La mesure de l’efficacité de la transmission est essentielle pour s’assurer que les objectifs sont atteints. Évaluer les résultats permet de mesurer la progression, d’identifier les éventuels problèmes, et de faire les ajustements nécessaires. Les outils d’évaluation peuvent inclure des questionnaires, des feedbacks des participants, et des analyses de performance.

Créer une culture de transmission continue
Pour qu’une transmission soit réellement efficace, elle doit être intégrée dans la culture de l’entreprise comme un processus continu, et non comme une action ponctuelle. Encourager un environnement où le partage des connaissances est valorisé et soutenu renforce la pérennité de cette démarche. Cela implique de promouvoir l’échange régulier de savoirs et de favoriser une attitude d’apprentissage tout au long de la carrière.

Les défis courants et comment les surmonter

La résistance au changement
Certaines personnes peuvent être réticentes à partager leurs connaissances ou à accepter les nouvelles méthodes. Pour surmonter ce défi, il est important de communiquer les bénéfices de la transmission pour l’ensemble de l’organisation et de créer un climat de confiance où le partage est perçu comme un avantage plutôt qu’une contrainte.

La perte de savoir
La perte de savoir, surtout lorsque des employés clés partent à la retraite ou quittent l’entreprise, est un risque réel. Pour minimiser ce risque, il est important d’instaurer des pratiques de documentation rigoureuses et de veiller à ce que les savoirs critiques soient capturés et diffusés de manière systématique.

Le suivi et la gestion des transitions
Assurer un suivi adéquat pendant et après la transmission est crucial. Mettre en place des mécanismes de retour d’information et d’ajustement aide à identifier et résoudre les problèmes éventuels, et à garantir que les nouveaux venus se sentent soutenus dans leur apprentissage.

La transmission des connaissances en entreprise est un processus complexe mais vital pour le succès à long terme d’une organisation. En suivant les règles du jeu – identifier les compétences clés, développer un plan structuré, utiliser des méthodes diversifiées, encourager la collaboration, mesurer les résultats, et créer une culture de transmission continue – les entreprises peuvent assurer une transition fluide et efficace.

Ce processus ne se limite pas à une simple transmission d’informations, mais constitue un investissement stratégique dans l’avenir de l’entreprise. En surmontant les défis et en mettant en œuvre des pratiques efficaces, les organisations peuvent non seulement préserver leur savoir-faire, mais aussi renforcer leur capacité à innover et à évoluer dans un environnement en constante mutation.